È una multinazionale con sedi in tutta europa, Stati Uniti, Canada, Messico, Australia e Nuova Zelanda.
Rappresenta uno dei più grandi distributori al mondo di articoli per ufficio e prodotti per computer.
L'obiettivo
Il vasto catalogo prodotti contiene immagini corredate da descrizioni e tabelle che ne dettagliano caratteristiche e varianti.
L'obiettivo è quello di realizzare un impaginato che sia esteticamente gradevole, nonostante la mole di dati, e al tempo stesso compatto, per contenere i costi di stampa. Inoltre i tempi di realizzazione sono stretti.
Problemi dell'approccio classico
Corporate Express
La prima difficolta che un grafico impaginatore tradizionale incontra è la reperibilità dei dati in un formato consono al proprio lavoro: il cliente infatti possiede un gestionale con già tutti gli articoli al proprio interno, ma non vi sono strumenti semplici con i quali estrarre testi e tabelle nella versione finale di impaginazione.
Per esempio, le varianti dei prodotti sono spesso rappresentate con una descrizione breve, adatta alla fatturazione, in cui tutte le caratteristiche sono riassunte in poche decine di caratteri.
Questa rappresentazione tuttavia non è adeguata alla pubblicazione, dove invece occorre esplicitare i singoli aspetti del prodotto, quali dimensioni, peso e colore, in diverse colonne di una tabella.
Se il cliente non è in grado di affrontare un enorme lavoro di ridigitazione, si è costretti a utilizzare i testi così come sono, ottenendo un risultato poco leggibile e che sfrutta male lo spazio a disposizione.
In ogni caso, anche qualora si redigessero tutti i testi e tabelle manualmente, si otterrebbe un risultato poco riutilizzabile: ogni anno infatti sono centinaia i prodotti che entrano ed escono dal catalogo.
Cercando di minimizzare lo sforzo di impaginazione, il cliente si trova quindi con prodotto poco flessibile, di scarsa qualità, e costoso.
Strategia
Corporate Express
Come parte essenziale del servizio offerto, Pragma 2000 fornisce strumenti per il trattamento automatico dei dati.
In questo caso con una procedura realizzata appositamente, è possibile recuperare gran parte delle informazioni utili dalle descrizioni brevi, e isolare quindi per ogni prodotto le caratteristiche quali dimensioni, peso, colore, ecc.
Successivamente, tramite un semplice strumento a interfaccia grafica, il cliente è in grado di completare, aggiornare e modificare tali informazioni.
Questo strumento diventa di fatto un completamento del gestionale aziendale.
I dati in esso contenuti sono utili per la pubblicazione cartacea o anche web.
In questo modo si riesce a minimizzare lo sforzo iniziale di aggiustamento dei dati, senza ricorrere a onerose ridigitazioni, e a ottenere una grafica efficace, grazie alla disposizione dei dati in gradevoli e compatte tabelle.
Per affrontare invece il problema dell'ottimizzazione degli spazi, Pragma 2000 propone un processo di lavoro diviso in due fasi: nella prima fase si mette a punto l'estetica dei singoli prodotti. Il cliente gestisce comodamente i dati tramite l'apposito strumento e può richiedere, in qualunque momento e tramite una comoda interfaccia web, una bozza in tempo reale in formato PDF: in questo impaginato temporaneo il singolo prodotto viene presentato con foto, descrizione e caratteristiche nella sua veste definitiva, da solo nella pagina vuota. In una seconda fase, una procedura realizzata appositamente da Pragma 2000 si occuperà di inserire in modo completamente automatico tutti gli articoli nelle varie pagine. Tale procedura fa uso di tecniche di ottimizzazione bidimensionale degli spazi e considera tutte le possibili disposizioni dei prodotti in modo da ottenere un impaginato che sfrutti al meglio gli spazi bianchi. In poche ore si ottiene un risultato migliore di qualunque lavoro si possa svolgere manualmente.
Risultati
Corporate Express
In breve tempo il cliente è in grado di ristrutturare considerevolmente la propria base di dati, la quale rimane accessibile e riutilizzabile per qualunque scopo oltre alla pubblicazione.
Il prodotto finale è un catalogo dai contenuti estremamente razionalizzati e presentati in modo gradevole. Lo spazio è utilizzato in maniera ottimale e con un risparmio di pagine rispetto all'impaginazione manuale.
Inoltre, poiché il processo di impaginazione avviene in modo completamente meccanico, il cliente ha la possibilità di cambiare il layout del proprio catalogo ogni anno, anche in maniera considerevole, senza che questo incida sui tempi e i costi del processo.
Il sistema non impone alcuna restrizione sul tipo di impaginato che è possibile realizzare e il risultato finale si raggiunge tramite una collaborazione continua in cui ogni parte gioca il suo ruolo: il cliente cura i contenuti, e Pragma 2000 il processo di impaginazione.
Esso infine consente non solo la generazione delle pagine dei cataloghi ma, soprattutto e prima ancora, la produzione delle singole “schede tecniche di prodotto” (schede tecniche cartacee tradizionali), che possono essere discusse all’interno dell’azienda per la validazione dei contenuti della base dati. In quest’ottica innovativa, i cataloghi sono visti come una semplice collezione di schede tecniche, ordinate secondo una sequenza decisa con la massima libertà.
Sviluppi successivi
La strategia attuata per i cataloghi di questo tipo ha portato a significativi sviluppi successivi. La presenza delle singole "schede tecniche di prodotto" che possono essere generate su richiesta in ogni momento consente ora a Corporate Express non solo di generare il catalogo generale, ma anche di "comporre" mensilmente dei flyer di offerte speciali contenenti un centinaio di schede. In pratica l'ufficio marketing ha a disposizione uno strumento col quale: sceglie quali prodotti inserire nel flyer delle offerte speciali, genera automaticamente le singole schede tecniche, decide quali schede inserire in quali pagine del flyer e infine lascia al sistema automatico l'onere di comporre il flyer finito. In questo modo dalla decisione di lanciare un nuovo flyer con offerte speciali al momento in cui il flyer è pronto per la stampa passano solo pochi giorni e tutto il processo è assistito da una procedura che lo rende automatico e privo di errori. Grazie al PODS di Pragma 2000 Corporate Express ha ampliato la gamma dei suoi strumenti di comunicazione in quanto, senza significativi aumenti del proprio budget pubblicitario, oggi può pubblicare, oltre al catalogo, i flyer, un catalogo trimestrale del settore hardware e un catalogo personalizzato per un proprio grosso cliente (le Ferrovie dello Stato).
Infine, il database dei prodotti messo a punto per il catalogo è divenuto anche il content manager per le informazioni che alimentano il sistema di express order sul sito.
Il vasto catalogo prodotti contiene immagini corredate da descrizioni e tabelle che ne dettagliano caratteristiche e varianti.
L'obiettivo è quello di realizzare un impaginato che sia esteticamente gradevole, nonostante la mole di dati, e al tempo stesso compatto, per contenere i costi di stampa. Inoltre i tempi di realizzazione sono stretti.
Problemi dell'approccio classico
Corporate Express
Per esempio, le varianti dei prodotti sono spesso rappresentate con una descrizione breve, adatta alla fatturazione, in cui tutte le caratteristiche sono riassunte in poche decine di caratteri.
Questa rappresentazione tuttavia non è adeguata alla pubblicazione, dove invece occorre esplicitare i singoli aspetti del prodotto, quali dimensioni, peso e colore, in diverse colonne di una tabella.
Se il cliente non è in grado di affrontare un enorme lavoro di ridigitazione, si è costretti a utilizzare i testi così come sono, ottenendo un risultato poco leggibile e che sfrutta male lo spazio a disposizione.
In ogni caso, anche qualora si redigessero tutti i testi e tabelle manualmente, si otterrebbe un risultato poco riutilizzabile: ogni anno infatti sono centinaia i prodotti che entrano ed escono dal catalogo.
Cercando di minimizzare lo sforzo di impaginazione, il cliente si trova quindi con prodotto poco flessibile, di scarsa qualità, e costoso.
Strategia
Corporate Express
In questo caso con una procedura realizzata appositamente, è possibile recuperare gran parte delle informazioni utili dalle descrizioni brevi, e isolare quindi per ogni prodotto le caratteristiche quali dimensioni, peso, colore, ecc.
Successivamente, tramite un semplice strumento a interfaccia grafica, il cliente è in grado di completare, aggiornare e modificare tali informazioni.
Questo strumento diventa di fatto un completamento del gestionale aziendale.
I dati in esso contenuti sono utili per la pubblicazione cartacea o anche web.
In questo modo si riesce a minimizzare lo sforzo iniziale di aggiustamento dei dati, senza ricorrere a onerose ridigitazioni, e a ottenere una grafica efficace, grazie alla disposizione dei dati in gradevoli e compatte tabelle.
Per affrontare invece il problema dell'ottimizzazione degli spazi, Pragma 2000 propone un processo di lavoro diviso in due fasi: nella prima fase si mette a punto l'estetica dei singoli prodotti. Il cliente gestisce comodamente i dati tramite l'apposito strumento e può richiedere, in qualunque momento e tramite una comoda interfaccia web, una bozza in tempo reale in formato PDF: in questo impaginato temporaneo il singolo prodotto viene presentato con foto, descrizione e caratteristiche nella sua veste definitiva, da solo nella pagina vuota. In una seconda fase, una procedura realizzata appositamente da Pragma 2000 si occuperà di inserire in modo completamente automatico tutti gli articoli nelle varie pagine. Tale procedura fa uso di tecniche di ottimizzazione bidimensionale degli spazi e considera tutte le possibili disposizioni dei prodotti in modo da ottenere un impaginato che sfrutti al meglio gli spazi bianchi. In poche ore si ottiene un risultato migliore di qualunque lavoro si possa svolgere manualmente.
Risultati
Corporate Express
Il prodotto finale è un catalogo dai contenuti estremamente razionalizzati e presentati in modo gradevole. Lo spazio è utilizzato in maniera ottimale e con un risparmio di pagine rispetto all'impaginazione manuale.
Inoltre, poiché il processo di impaginazione avviene in modo completamente meccanico, il cliente ha la possibilità di cambiare il layout del proprio catalogo ogni anno, anche in maniera considerevole, senza che questo incida sui tempi e i costi del processo.
Il sistema non impone alcuna restrizione sul tipo di impaginato che è possibile realizzare e il risultato finale si raggiunge tramite una collaborazione continua in cui ogni parte gioca il suo ruolo: il cliente cura i contenuti, e Pragma 2000 il processo di impaginazione.
Esso infine consente non solo la generazione delle pagine dei cataloghi ma, soprattutto e prima ancora, la produzione delle singole “schede tecniche di prodotto” (schede tecniche cartacee tradizionali), che possono essere discusse all’interno dell’azienda per la validazione dei contenuti della base dati. In quest’ottica innovativa, i cataloghi sono visti come una semplice collezione di schede tecniche, ordinate secondo una sequenza decisa con la massima libertà.
Sviluppi successivi
La strategia attuata per i cataloghi di questo tipo ha portato a significativi sviluppi successivi. La presenza delle singole "schede tecniche di prodotto" che possono essere generate su richiesta in ogni momento consente ora a Corporate Express non solo di generare il catalogo generale, ma anche di "comporre" mensilmente dei flyer di offerte speciali contenenti un centinaio di schede. In pratica l'ufficio marketing ha a disposizione uno strumento col quale: sceglie quali prodotti inserire nel flyer delle offerte speciali, genera automaticamente le singole schede tecniche, decide quali schede inserire in quali pagine del flyer e infine lascia al sistema automatico l'onere di comporre il flyer finito. In questo modo dalla decisione di lanciare un nuovo flyer con offerte speciali al momento in cui il flyer è pronto per la stampa passano solo pochi giorni e tutto il processo è assistito da una procedura che lo rende automatico e privo di errori. Grazie al PODS di Pragma 2000 Corporate Express ha ampliato la gamma dei suoi strumenti di comunicazione in quanto, senza significativi aumenti del proprio budget pubblicitario, oggi può pubblicare, oltre al catalogo, i flyer, un catalogo trimestrale del settore hardware e un catalogo personalizzato per un proprio grosso cliente (le Ferrovie dello Stato).
Infine, il database dei prodotti messo a punto per il catalogo è divenuto anche il content manager per le informazioni che alimentano il sistema di express order sul sito.
Applicazione
Cataloghi di Articoli per l'ufficio
Corporate Express
- testi brevi e incisivi
- numerose foto
- ottimizzazione degli spazi
- tabelle con caratteristiche tecniche
Requisiti del servizio:
- ripartizione e organizzazione del lavoro
- ristrutturazione testi
- precisione
- bozze in tempo reale
- riduzione del numero di pagine
- riduzione dei tempi
